Chatwize Privacybeleid

Welkom bij Chatwize! We zijn blij dat je gebruikmaakt van onze AI Chatbot Services ("Diensten"). Gegevensbescherming en gegevensveiligheid zijn voor ons van groot belang. Daarom informeren we je graag over welke persoonsgegevens we verzamelen en waarvoor deze worden gebruikt.

Achtergrond

Dit privacybeleid beschrijft ons privacybeleid in begrijpelijke taal, met zo min mogelijk juridisch en technisch jargon. Toch willen we enkele begrippen uitleggen.

a) Wat zijn persoonsgegevens?
Persoonsgegevens zijn alle gegevens over een geïdentificeerd of identificeerbaar persoon.

b) Wat is verwerking?
"Verwerking" betekent vrijwel elke handeling met gegevens.

Welke wet is van toepassing?

We gebruiken je persoonsgegevens uitsluitend in overeenstemming met de toepasselijke wetgeving, in het bijzonder de Uitvoeringswet Algemene Verordening Gegevensbescherming (UAVG) en de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG).

Wie is verantwoordelijk?

De verantwoordelijke is Chatwize (KVK: 90238257), gevestigd in ’s-Hertogenbosch, Nederland ("Chatwize", "wij", "ons"). Vragen kun je stellen via hello@chatwize.ai.

Gegevensverzameling

We verwerken persoonsgegevens uitsluitend voor onderstaande doeleinden. We verzamelen alleen gegevens indien:

• Je daarvoor toestemming hebt gegeven;
• Het noodzakelijk is voor de uitvoering van een contract;
• Het wettelijk verplicht is;
• Het noodzakelijk is voor onze gerechtvaardigde belangen.

Bewaartermijn

We bewaren persoonsgegevens zolang dat nodig is voor het doel waarvoor ze zijn verzameld of zolang een wettelijke bewaartermijn geldt (maximaal 8 jaar). Daarna worden ze verwijderd.

Welke gegevens verzamelen we?

a) Contact opnemen
Bij contact via formulier, mail of telefoon verzamelen we naam, e-mailadres, telefoonnummer en je bericht. Rechtsgrond: toestemming en uitvoering van overeenkomst.

b) Contract met ons
Bij het aangaan van een contract verwerken we alleen de noodzakelijke persoonsgegevens (naam, adres, e-mail, telefoon).

c) Onze AI Chatbot Services
We verwerken servicegegevens om onze chatbotdienst te leveren. Je hebt volledige controle over deze gegevens en kunt ze inzien, delen, exporteren of laten verwijderen.

Alle servicegegevens worden verwerkt via GPT-trainer (Paladin Max, Inc) en OpenAI OpCo, LLC. Zie ons Data Processing Addendum voor details.

d) Eindgebruikers en jouw Chatwize AI Chatbot
Bij het gebruik van de chatbot kunnen wij gegevens van eindgebruikers verwerken, afhankelijk van hoe jij de chatbot instelt. Als je gegevens van derden met ons deelt, verklaar je dat je hiervoor toestemming hebt.

Wij treden hierbij op als Verwerker onder de UAVG en AVG.

e) Supportticket
Bij het indienen van een supportticket vragen we je naam, e-mail en relevante gegevens. Deze worden uitsluitend gebruikt om je ticket af te handelen.

f) Administratie
We verwerken persoonsgegevens ook voor administratieve en wettelijke verplichtingen zoals archivering.

g) AI-wetgeving naleving
We hebben maatregelen genomen conform de aankomende EU AI Act: risicobeoordeling, transparantie, ethisch ontwerp, verantwoordelijkheid, updates en governance.

Gegevensdeling

a) Intern
Binnen Chatwize delen we gegevens alleen indien nodig, met geautoriseerde medewerkers.

b) Extern
We delen gegevens met:

• Dienstverleners voor contractuitvoering;
• Marketing- en communicatiediensten;
• Overheidsinstanties indien vereist.

c) Internationale doorgifte
Bij doorgifte buiten de EU zorgen we voor passende waarborgen (contracten, beveiligingsmaatregelen).

Gegevensbeveiliging

Onze diensten gebruiken SSL/TLS-versleuteling. We hanteren technische en organisatorische maatregelen voor optimale bescherming. Toch zijn internettransmissies nooit 100% veilig. Bij een datalek stellen we betrokkenen zo snel mogelijk op de hoogte.

Jouw Rechten

a) AVG-rechten:

• Recht op inzage
• Recht op correctie
• Recht op verwijdering
• Recht op beperking van verwerking
• Recht op bezwaar
• Recht op dataportabiliteit

b) Bijwerken gegevens / Toestemming intrekken
Je kunt ons op elk moment vragen je gegevens bij te werken of te verwijderen.

c) Inzagerecht
We reageren binnen 30 dagen op een verzoek tot inzage of wijziging.

d) Klacht indienen
Je kunt een klacht indienen bij de Autoriteit Persoonsgegevens. We waarderen het echter als je ons eerst benadert.

e) Wat we niet doen

• Geen gegevensverzameling van minderjarigen zonder ouderlijke toestemming
• Geen verwerking van bijzondere persoonsgegevens zonder expliciete toestemming
• Geen geautomatiseerde besluitvorming of profilering
• Geen verkoop van persoonsgegevens

Wijzigingen & Datum

We kunnen dit beleid aanpassen. De ingangsdatum wordt dan bijgewerkt.
Ingangsdatum: Dinsdag 14 mei 2024