Juridisch & Compliance voor Bedrijven

Bedrijven die Chatwize gebruiken kunnen ervoor kiezen om geen persoonsgegevens op te slaan. In dat geval is de chatbot uitsluitend bedoeld voor informatieve doeleinden. Aan het begin van elk chatgesprek wordt een disclaimer getoond die gebruikers instrueert geen persoonsgegevens in te voeren.

We raden ook aan om in de disclaimer te vermelden dat de gebruiker communiceert met een AI-chatbot en niet met een menselijke medewerker. Dit maakt het direct duidelijk voor de bezoeker en biedt hun uitdrukkelijke toestemming voordat het gesprek begint.

Als een bedrijf wel persoonsgegevens wil verwerken, is het belangrijk om de disclaimerfunctie te activeren en te verwijzen naar het privacybeleid en de algemene voorwaarden. Gebruikers moeten eerst akkoord gaan met deze voorwaarden voordat ze kunnen chatten. Dit kan optioneel ook worden opgenomen in de cookiemelding op uw website.

Daarnaast adviseren wij om uw privacybeleid en algemene voorwaarden bij te werken met een kort gedeelte over het gebruik van een AI-chatbot. Dit zorgt voor volledige transparantie en voldoet op een gebruiksvriendelijke manier aan de huidige wetgeving.

Bij Chatwize stellen we bedrijven in staat om hun gegevens proactief te beheren en te controleren. Hoewel gesprekken voor een beperkte tijd kunnen worden opgeslagen voor interne doeleinden zoals analyse, klantenservice of dienstverbetering, biedt Chatwize de mogelijkheid voor bedrijven om deze gegevens op elk moment handmatig te beheren en te verwijderen. Hierdoor kunnen organisaties hun eigen gegevensopslagbeleid effectief afstemmen op privacyregelgeving en interne beveiligingsstandaarden.

Gebruikers hebben volledige controle over hun gegevens en kunnen gesprekken op elk moment permanent verwijderen. Na verwijdering worden de gegevens volledig uit ons systeem gewist en kunnen ze niet worden hersteld. Bedrijven die Chatwize gebruiken kunnen opgeslagen gesprekken via het platform beheren en gegevens indien nodig handmatig verwijderen. Dit zorgt ervoor dat klantgegevens veilig worden behandeld en op verzoek permanent kunnen worden verwijderd, om te voldoen aan privacywetgeving en gegevensbeschermingsstandaarden.

Bedrijven die Chatwize gebruiken zijn verantwoordelijk voor het correct beheren van gegevens en de naleving van de AVG (Algemene Verordening Gegevensbescherming). Wij bieden tools waarmee bedrijven hun privacy-instellingen, gegevensretentie en beveiligingsconfiguraties kunnen beheren. Voor transparantie biedt Chatwize een Data Processing Addendum (DPA) dat in detail uitlegt hoe gegevens worden verwerkt, opgeslagen en beschermd. Bedrijven kunnen deze juridische documentatie raadplegen om ervoor te zorgen dat zij voldoen aan regelgevingsstandaarden en hun verplichtingen op het gebied van gegevensbescherming begrijpen en naleven.

Chatwize draait op een ISO 27001-gecertificeerde infrastructuur, wat garandeert dat alle gegevens veilig worden verwerkt en opgeslagen in overeenstemming met de beveiligingsstandaarden van de sector.

Onze AI-chatbot wordt gehost op AWS-cloudservers. AWS is ISO 27001-gecertificeerd, wat betekent dat zij voldoen aan internationale standaarden voor gegevensbeveiliging. We maken gebruik van deze gecertificeerde infrastructuur om robuuste versleuteling, continue monitoring en hoogwaardige beveiligingsmaatregelen te bieden, waardoor datalekken worden voorkomen en de integriteit van uw gegevens wordt gewaarborgd.

Alle gegevens die door Chatwize worden verwerkt, worden veilig opgeslagen op ISO 27001-gecertificeerde AWS-servers in Oregon, Verenigde Staten. Deze certificering garandeert dat wij voldoen aan de hoogste internationale standaarden voor gegevensbeveiliging. Onze strikte beveiligingsprotocollen en -maatregelen waarborgen de vertrouwelijkheid en integriteit van de gegevens, zodat deze uitsluitend binnen ons beveiligde platform worden gebruikt en niet worden gedeeld met externe partijen.

Chatwize maakt gebruik van OpenAI-technologie, maar we hebben ons OpenAI-account zo geconfigureerd dat verwerkte gegevens NIET worden gebruikt om AI-modellen te trainen of te verbeteren. Dit betekent dat klantgegevens niet door OpenAI worden opgeslagen en nooit worden gebruikt om AI-modellen te verbeteren.

Voor bedrijven die ervoor kiezen om hun eigen OpenAI-account te koppelen, is het belangrijk om de gegevensprivacy-instelling in OpenAI in te schakelen om te voorkomen dat gegevens worden gebruikt voor AI-training. Dit is een eenvoudig proces dat gemakkelijk kan worden geconfigureerd in het OpenAI-dashboard. Chatwize biedt volledige ondersteuning en begeleiding om bedrijven te helpen dit correct in te stellen. Voor klanten die hun eigen OpenAI API-sleutel gebruiken, biedt OpenAI een specifieke DPA aan, beschikbaar op de DPA-pagina van OpenAI.